Il Decreto Semplificazione (D.L. 76/2020), convertito con Legge n. 120/2020, ha apportato numerose modifiche al Codice dell’amministrazione digitale (CAD), tra cui alcune relative al servizio di conservazione dei documenti informatici. In particolare l’articolo 34, comma 1-bis, prevede che:
“Le pubbliche amministrazioni possono procedere alla conservazione dei documenti informatici:
a) all’interno della propria struttura organizzativa;
b) affidandola, in modo totale o parziale, nel rispetto della disciplina vigente, ad altri soggetti, pubblici o privati che possiedono i requisiti di qualità, di sicurezza e organizzazione individuati, nel rispetto della disciplina europea, nelle Linee guida di cui all’art 71 relative alla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici nonché in un regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici emanato da AgID ed i relativi allegato A ed allegato B, avuto riguardo all’esigenza di assicurare la conformità dei documenti conservati agli originali nonché la qualità e la sicurezza del sistema di conservazione.”
La conservazione dei documenti informatici per conto delle pubbliche amministrazioni da parte di soggetti esterni deve uniformarsi – nel rispetto della disciplina europea – alle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici nonché al sopradetto regolamento, adottati entrambi dall’Agenzia per l’Italia digitale (AgID), che segnano il superamento del precedente meccanismo di accreditamento dei conservatori.
Il regolamento e i relativi allegati sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici prevede l’istituzione di un elenco (marketplace) per i servizi di conservazione pubblicato su conservatoriqualificati.agid.gov.it dove possono iscriversi i soggetti, pubblici e privati, che intendono erogare il servizio di conservazione dei documenti informatici per conto delle pubbliche amministrazioni.
L’iscrizione al marketplace non è obbligatoria ma i conservatori che intendono partecipare a procedure di affidamento da parte delle pubbliche amministrazioni, a partire dal primo gennaio 2022 data di entrata in vigore del regolamento, devono ugualmente possedere i requisiti previsti dal Regolamento e sono sottoposti all’attività di vigilanza di AgID (estratto dal regolamento).